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こんにちは。

なおです。

今回の記事は、「自社でシステム構築を考えている!」っていう人に読んでほしい。

私は弁当屋なので弁当屋を題材に書いていきますが、他の分野でも参考になるのかも。

特に、私の失敗談をたくさん盛り込んで書いたので笑ってやってください、私のトライを。

システム構築は、自分だけならいいけど、周りの人も巻き添えで大変なことになるので是非参考にしてください!

最後まで読んでねー。

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そもそもなぜ自社システム構築を考えたのか

私が、なぜ自社システム構築を考えたのかをまずお話すると、もうすべてがめちゃめちゃだったから(笑)

問題点は、大きく分けて3つでした。

・弁当配達の為の配送表が手書きでミスりまくり

・売掛残高一覧表をノートで付けていて経理の婆さんがいなくなったらパニック必死

・電話が鳴りっぱなしで対応がむーりー

こんな感じの問題を抱えていた。

特に問題だったのが、売掛残高一覧表かなって思う。

経理の婆さんが必死でノートに付けていたんですよね。それが請求書になって入金されて。

経理の婆さんが死んだら、この会社も終わるんじゃないかとヒヤヒヤした日々を送っていた気がする。

弁当屋でも、企業に持っていく弁当がほとんどなので、掛売が多い。

で、その管理をすべて手書きで婆さん一人でやっていたのが大問題だった。

それに加えて、電話での受注の際に手書きで表でまとめて、手書きの配送表で出かけていて、配送をミスるっていう悪循環

。産業給食を経験したことがある人なら「あーそんな時代あったね」ってなると思う。

そんな状況を打破するために、受注から売掛残高一覧表を作り一気に配送表まで作ると言うシステムを構築することになった。

しかも、WEB受注付きだ。これで電話が鳴らない。

夢のようなシステム。のはずだった。

で、このシステムを作ることになったんだけど、そこから大変。

もう失敗だらけだから笑えて来る。

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弁当屋自社システム構築失敗談『システムは失敗から始まることを知る』

まずね、システム構築っていうものを私勘違いしていたんですよ。

もう、完璧なものが手元に届くみたいな。

どこにも不備がない完璧なシステムが。

完璧な世界がそこに待ってる的な。

 

現実は、バグばっか。

ボタンを押せば、エラー。エラー。エラー、えらーーーーーーーーーー。

えらいことになってしまい、お客様に大迷惑をかける結果に。もうクレーム処理も大変だったし、お客様をどれだけ減らしたことか・・・。

配送表も出ず。

受注をしても反映されず。。。

なんだよ、夢を見すぎたのか俺は・・・って感じだった。

 

でも、システム構築って言うのは「バグ」は当たり前で、どうやってお客様に迷惑をかけずに運用してバクを発見して修正していくかってことが大事で、完璧なものが最初から来るってことは自社システム構築ではあり得ないと言える。

システムを運用前に出来るだけバグを発見することも大事で、いろんな人にシステムをいじってもらうことも必要不可欠だと思う。

とにかく、システム構築では、バグが起こる事は当たり前にあるってことを知ってほしい。

そして、もしバグを少なくしたいと言うのなら、最初からシステムを構築してくれるプログラマーのスキルは確認しておいた方がいい。

戦歴って大事だと思うよ。

弁当屋自社システム構築失敗談『膨大なデータ入力で全員徹夜』

もう一つ、ちょっと大変だったことを思い出した。

お客様のデータを入力する作業があって。お客様の名前、住所、支払い方法、配送のコース設定とか。。

4人体制で3日ぐらいかけてやった気がする。しかも、徹夜もしたし。

あの時は、「システムを作るって言ってごめんね。」って言いたくなるぐらいだった。

使い慣れないシステムでお客様登録していく作業はしんどい。

事前にお客様データをCSVとかでつくっておいて、インストールできる感じならいいんだけど、それもなく、ただひたすらキーボードを叩いていた気がする。

お客様データをインストールする機能は大事だから作ってもらった方がいいと思うよ。

弁当屋自社システム構築失敗談『PCを使いこなせない従業員たち』

運用当日に、他にも混乱があった。

これは私の想定が出来ていなかったのが過ちだったんですが、配送部隊のパソコンスキルの無さ。

事前に作業マニュアルを作ってお知らせをしたんですが、当日思いもよらない事実が分かった。

「配送表を印刷する」という作業に対して、マウスの使い方がわからないっていう想定外の事実。

マジか・・・。

そこは盲点だっわ。俺。

右クリックを押して!押してるの左だよ!

もうね、マニュアルを作る以前の問題だった。採用の問題だわ。

システムを作るのはいいけど、使う人たちのスキルは確認しておいた方がいい。

私が自社システムを構築することで得たことは?

自社システムを構築することで私のコンピュータリテラシーは確実に上がった。これは私の人生が少しずつ変わってきている気がする。

けど、もっと他にも得たことはたくさんある。

例えば

自社システムは、新しい習慣を与えてくれた。

パソコンをいじることで、新しい発見をした。

システムは、時流を教えてくれた。

なんか、詩みたいに書いてみましたね(笑)。

システムは毎日付き合うことになるから、必ず習慣は変わるし、リテラシーも増える。なので、その時代の流れを感じる事が出来る。

それは、「そのままでいい」と思っている人たちには辛い状況になるかもしれない。

けど、新しい文化や、新しい流れを捕えて前に行く為には、そういうシステムを取り入れてガンガンやっていくっていうことは大事な事だと私は思ったかな。

新しい壁の向こうに何かがあるって思う人は取り組んでもいい事なのかなぁって思いました。

自社システム構築、システム構築成功への道とは

では、次に成功への架け橋は何って話をしようと思う。

成功するために必要なことは、「ゴールを決めておくこと」だと思う。

「こうなりたいんだ!」っていう最終形態を鮮明に描くこと。

逆に言うと、自分の想像以上のシステムは機能しない。それがどれだけ素晴らしいシステムだとしてもだ。

自分の考えの最終形態を決めて、それに向かって取り組む。それがシステム。

業者から「こんな素晴らしいことも出来ますよ」的なことを言われても、自分が想像できなかったらやめた方がいい。

自分が理解して運用できると確信できるなら、GOだけど、それ以外はNG。

そして、「続けていくこと」も大事。

必ずバグは起こると思ってやったほうがいいし、必ず従業員にブーイングを受けると思ってやった方がいい。

それでも続けていけば必ずすばらしいシステムが作れる。

ただ、時代の速度はものすごく早くなってる。

素晴らしいシステムが構築されても、その分野の仕事がなくなったら意味がない。時代に合っていない仕事のシステムは作るべきではない。

「投資したお金が回収できる」それが、システムを作る最終判断になると思う。

2000万もかけたのに、運用は2年でしたってなったら1年で1000万回収しないといけない。

それは、ちょっと無駄じゃないってなるので、費用対効果は必ず数字にしていきましょう。

自社システム構築で、大事にしないといけないこと

どうでしたか?

結局自社システム構築で大事にしたいこととは身の丈に合ったシステムを構築するってことかなって思います。

身の丈とは「自分の理解できる領域でシステムを構築すること」と「投資したお金がちゃんと回収できる」ということです。

やってわかることも多々あるけど、投資したお金が回収し儲けの元にできる!というのがビジネスの基本ですので、儲かるならやりましょう。

儲からないならやめましょう。

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