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会社が伸びている時に現状のシステムに限界を感じませんか?

・電話受注のキャパが越えている

・売上を正確に請求書に繋げる事が出来なくなってきている

・販売数が把握が追い付かない

ある一定の売上まで行くと、現状のシステムでは限界がきます。それは、すべての従業員が感じるところ。「もう限界」ってなる前に、新システムを取り入れるべきだと私は思います。

今回の記事では、弁当屋のシステム開発の流れとタイミングについて書いていきます。

実は私もシステムの限界で悩んだことがあるので実体験の記事です。是非、参考にしてください。

この記事に書いてあること
・弁当屋のシステム開発とは
・システムを導入するタイミングについて
・システム開発の導入の流れとポイント
・システムを取り入れることによって起こる事

弁当屋のシステム開発!

弁当屋のシステム開発には、会計、弁当受注、請求書、材料仕入、支払い、この5点を考えるべきだと私は考えます。

ほとんどの人は、たぶん会計システムは持っていると思います。弥生会計マネーフォワードなど会計ソフトはたくさん既存品があるので使いやすいものを使えばいいと私は思います。会計ソフトはたぶん問題ないです。

ただ、弁当屋が1000食、2000食と増えていく経過の中で、やはりどこかで会社全体にマッチするシステム開発をするべきです。

理由は、顧客の満足度の向上と従業員の満足度、そして、弁当屋の今後の飛躍の為です。

弁当屋というのは、日々の積み上げが売上となる仕事です。毎日食べてもらって月に1万円ぐらい使ってもらう商売です。という事は、営業をすればするほど、人気が出れば出るほど、仕事量は増えていくわけです。大きな弁当屋を見ると、5万食、8万食など、途方もない数を集めている企業が多くいる事が分かります。ハッキリ言って人の手だけで出来ない規模です。でも、5万食とかやっていてもシステムを上手に使いこなしている企業は少ない気がする。

それは、弁当屋自体がITに乗り遅れているからっていう根本のところがあるからです。特に弁当屋の経営者はパソコンすら打つことができない。

ですので、他の産業からの弁当屋が出てきたときに、たぶん、ITに潰される弁当屋はたくさん出てくると感じています。

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システムを導入したタイミング!私の体験談!

あれ、弁当配達が間に合わない・・。

私が気が付いてシグナルは、弁当配達の遅配から始まりました。いつもと従業員も変らず出社しているし、変わらず仕事をしているのに配達の仕事が追い付かない。弁当配達の見直しをしても改善しても、今度は弁当受注が追い付かなくなって。弁当受注を改善すると、今度は製造が・・・。

改善改善で頑張ってやってるけど、グルグル問題が社内で回るだけで、一向に改善されない。

でも、改善できてしまうから売上は伸び続けるんです。しかし、ある時、ピタって売り上げの伸びが止まるんです。むしろ、下降。

改善に力を入れすぎて、今度は営業にまで影響を与え始めてきたんです。これは何か手を打たないとってことでシステム導入を検討。電話受注、配送表、請求書、売掛、買掛までつながっているシステムを導入しました。

売上が止まったとき、システム導入を考える時期が来たよって言うサインです。見逃さないように、毎日の売上に敏感になった方がいいです。売上下降に入ってしまうと、負のスパイラルにハマるので、気を付けた方がいいです。

システム開発の流れとポイント

弁当屋のシステム開発の流れとポイントを書いていきます。システム開発の流れは「どのように導入していくのか」を書いていきます。システム開発のポイントは言葉の通り「システム開発をするときのポイント」を書いていきます。

弁当屋システムの導入の流れ

まず、現状把握が大事で、私の弁当屋の場合で恐縮なんですが、受注から請求書までの流れで悩んでいました。

受注が満杯になってきたときに、現状の行っていた方法に限界を感じました。電話かかってきて、ペンと紙でお客様の名前と数を書き、配送員も紙とペンを持って個数を書くわけです。しかも、経理は配達員が配った数と注文を受けた数の照合をしながら請求書を作っていくわけです。

もう、どこで間違ってもおかしくない状況でした。

その時に、弁当屋向けのシステム開発をしている会社と出会い、実験を兼ねて一緒にシステムを構築する流れでラッキーはラッキーでしたが当初バグは多かったのでそこは苦労をしました。

開発していたのは、弁当受注と売掛金の掌握、請求書までの流れです。これだけでも、かなりのシステムでした。

システム導入の流れとしては、以下の通り↓

システム導入の流れ
①システム開発会社に現状を話す。※ここが一番大事!受注方法、どんなお客様のパターンがあるか、請求書のパターン、配送の方法、など
②システムができたら、2ヶ月前から、お客様のデータ登録を行う(同時にバグを探す)
③1ヶ月前には登録完了し、従業員とシステムの練習開始。
④仮の請求書発行の練習を行うと同時に、毎日どのようにシステムが作動するのかを確認する。(毎日に動かす)
⑤配送表が正確に出るかを確認し、配送員にやり方を教える。
⑥本番当日に、システムを開きシステムを作動させる。

こんな流れです。特に苦労したのが、お客様のデータを入力するところで。ものすごい労力を使いました。それこし、他の業務は出来なかった覚えがあります。1ヶ月で出来たのも従業員が3人ぐらいで入力作業を行ったからです。1個間違えると、結構無駄が多くなるので、間違いをしないように入力することも心がけました。

システム開発をするときのポイント

システム開発するときのポイントは、2つあります。

・既製品のシステムを知る。
・システム開発会社に今の状態を正確に伝える

既製品のシステムを知る。

既製品とは、弁当屋のシステムは実はたくさん売られています。どの会社にも当てはめられるように、いろんな機能が付いています。いろんな機能が付いているから、それでいいじゃんって思うかもしれませんが、ここが落とし穴。

いろんな機能って全部使うと思いますか?

まず使わないと私は思います。他の会社がいいなぁって思う機能でも、自社ではこれはやってないもんなぁっていうものは絶対にあります。

使わない機能にもお金を投下するわけです。無駄だと思います。自社に必要な分だけのシステム開発の費用を確認するために、発注ナビなどで見積もりをとって、比べてからシステム開発をしても遅くはないと私は思います。

それに、システム開発するにも既製品を知ることによって「こんな機能もあるんだぁ」って勉強したことを取り入れる事も出来るわけです。ですので、既製品を知ることは大事です。もちろん、値段も。

システム開発会社に今の状態を正確に伝える

システムを作るのなら、正確に御社の事を伝える事が大事です。私が欲しかったシステムは、受注システムから請求書につながるシステムでした。

システム会社に伝えたことは以下のことです。

システム会社に現状を伝えたこと
・現状の受注方法(電話とFAX)
・欲しい受注方法(WEB受注)
・配送員が見る配送表はどのような形なのか
・配送表はどのような形になっているのか
・請求書はどのような形式にするのか
・請求書の発行のタイミング
・売掛金の消込について
・売掛金の計上について
・売掛金の残高の取扱いについて
・売上計上のタイミング
・自社の商品はどれだけあるのか
・お客様の支払い方法

こんなところです。

受注から請求書までの流れでこれだけのシステムになるわけで、システム会社としてみれば膨大な量となります。これらを間違いなく正確に伝える事が大事です。

もちろん、WEB受注をしたかったので、ホームページも自分たちで再構築してSEOも考えながら作り上げました。

正確に伝えないと、後から違う!って言うことになりかねないので、正確に伝えましょう。書面があるなら配送表とか請求書とか売掛表のコピーとか全部渡すべきでしょう。

システム開発でガッチリ儲ける体制を作る

システム開発は、費用は絶対にかかります。ですので、費用に見合ったリターンが絶対に必要です。要するに、ガッチリと儲ける体制を作れてるかが大事なんです。支払っている経費が今より下がるぐらいじゃないといけません。

システムを開発してもらう前は、電話受注を4人がかりで行っていました。受注後は、請求書を作るシステムに入力する人がまた、1人いました。

しかし、受注システムの部分を変えただけでも相当人件費を削減できています。

受注が4人から2人に。請求書システムに入力する作業の人は1人から0人に。

ということは、

2人×1000円×2時間×25=100,000円

1人×1000円×3時間×25日=75,000円

少なくても、月に175,000円の削減になっているわけです。年間2,100,000円の削減です。

配送の方はもっと効率化しています。より効率的になり、1台当たりの配達数量が増えて車の台数も人も減らすことが可能となりました。

しかも、使っていない車が出てくるので、思い切って営業活動ができるのでまた数が増えます。

売上は上がって、経費は下がる。

最高の循環を手に入れてガッチリ儲ける体制を作れるというわけです。

自社に合ったシステムを取りれて儲けましょう

今回の記事では、私の体験をもとに書いてしまったので、受注から請求書までの断片的なシステムになってしまいました。もっと、製造にシフトしたシステムを持ち込んでもいいだろうし、仕入に繋げて買掛金と連携させ、売上と支払いを集計して瞬時に儲けが分かるシステムも面白いかもしれない。

経営者がどの数字を見たいのかが、システムの大事な部分となってくるので、そこも考えてシステム構築を行えると、取り入れたときに儲けが出る仕組みになっていくわけです。

現状のシステムでは回らなくなってきたなぁって思ったら、限界のサインです。システム導入を考え効率的な仕事を行いガッチリ儲けていきましょう!

ちなみに、先ほど話したシステム開発外注先を探すなら【発注ナビ】では、サイト構築、ウェブ制作、webマーケコンサルなども紹介してくれるので、気になる方はチェックしてください。

ちなみに、発注ナビについて記事を書いていますので、【発注ナビ株式会社の口コミ】ITに出来る事は、もっとある!こちらも是非読んでみてください。

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