弁当屋のWEB受注システムについて!使ってみてわかったこと! | 儲かるお弁当屋さん開業

弁当屋のWEB受注システムについて!使ってみてわかったこと!

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最近の弁当屋を見ていると、WEB受注が出来ることを売りにしている。

まさに、弁当業界にもインターネットの時代到来です。

パソコンも出来ないとか言っている経営者の方、ピンチです。

 

しかしながら、使いこなすまで時間がかかるのもWEB受注。

登録やら、設定やらで、やたらと時間が必要なんです。

しかも、登録している本人たちがWEBの大切さを弁当屋が分かっていないし、本末転倒なところもあったりと、なかなか進まないのがWEB受注でもあるんです。

けど、これからの時代は、弁当も携帯で買う時代です。

WEB受注という手は、使いたいものです。

 

しかしながら、こんな私でも使うことが出来たのがWEB受注です。

もちろん、値段はかかりました。

それでも、役に立つのがWEB受注です。

今回の記事では、WEB受注のアレコレを書いていきます。

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WEB受注をやってみて思ったこと

私が、WEB受注を使った側の人間として言いたいことがあります。

それは、WEB受注はいい事ばかりではないということです。

いいところもあれば、悪いところもある。

それが、WEB受注システム。

今日は私が使って思ったことを記載していきます。

WEB受注システムの3つの良いところ

WEB受注のいいところ

・一つのデータで、多くの作業が効率化できる

・お客様が、自分で食数を入力してくれるので、受注間違いが少なくなる。

・注文がそのままデータなる。作戦が立てやすい。

1つのデータで、多くの作業が効率化できる

顧客情報を登録しておけば、配送表から集金まで一貫して管理ができる。

1つのデータとは、食数です。

食数を入力していけば、

受付にも、

配送にも、

経理にも、

調理にも、使える。

それが、WEB受注システムです。

 

配送は、昔は表に自分で数を書いて計算して配達をしていました。

しかし、今は印刷するだけ

それだけで、配送表になっています。

配送だけでも簡素化したい場合、WEB受注システムはものすごくいい。

配送だけでも価値はあります。

 

もちろん、経理もWEBシステムを導入すれば劇的に変わる。

売掛金の管理も、入金の管理もデータ入力するだけで管理ができる。

今までは、お客様の1ヶ月の食数をカウント、売上を計算して、請求書作って、領収書作って、入金確認して・・・・。

果てしない量の作業をしていました。

しかし、WEBシステムを導入すると、どうなるか。

毎日の受注数は入力されているので、すでにデータは出来上がっています。

ですので後は、請求書画面に行って印刷するだけ。領収書も印刷。

入金があったら、データに入金確認で入力していくだけ。

経理は、手で書く作業が本当に減ります。

 

調理は、現時点の受注数が、即注文表になります。

その場で、タイムリーに作るべく食数が分かるので、無駄を省けるというわけです。

昔は、だいたいこんなもんだろって作っていて、少なかったり、多かったりしていました。

受注システムが導入されてからは、多く作っても10食程度。

劇的に、無駄は減りました。

お客様が、自分で食数を入力してくれるので、受注間違いが少なくなる。

携帯WEBシステムがあれば、お客様が携帯電話より自分で食数を入力してくれる。

お客様が、自分で弁当屋のWEBシステムにログインして、食数を入力していくのです。

もちろん、すべてのシステム屋が持っているシステムではないので、そこのところは注意して読んでほしい。

 

お客様「さぁお弁当の注文しようかなぁ」

WEBシステム「今日のお弁当はいかがですか?」

お客様「今日は3つで入力」

WEBシステム「了解」

こんな感じです。

 

自分達の手を使わずに、受注を行っていくんです。

ということは、受注間違いは「お客様の入力間違い」ということになるのです。

今までは、受付が紙に書いたり、パソコンに入力したりと、何かと弁当屋側の間違いで問題が発生していました。

しかし、お客様が自分で入力することにより、弁当屋側の間違いではなくなります。

しかも、受注を行わなくて済むので、時間短縮にもなり、一石二鳥です。

 

それと、一番いいのは、お客様管理が社員全員で出来る事。

気になるお客様がいたら、そのお客様のデータを抽出して問題点を洗い出せる。

そして、傾向と対策を練ることができて、今後の戦略に一役買うでしょう。

注文がそのままデータなる。作戦が立てやすい。

最大のメリットは、注文数が貴重なデータになるということです。

配送コースの平均単価、総売上金額、平均食数・・・

ありとあらゆる利益につながるデータが、日々の食数入力から作ることができるのです。

これにより、作戦が立てやすくなります。

・このコースは食数が少ないから、もっと乗せよう。

・このお客様は単価が低いので、高くしよう。

・昨年の売上より○○%少ないので、売上を作る為キャンペーンをしようか

などなど

いろんな作戦の根拠ができます。

 

今までは、想像に任せて作戦を立ててきました。

たぶん、お客様はこう思ってるからこうしよう的な。

これでは、効果的な方法とは言えないですよね。

 

効果的な方法を選ぶためにも、データは必要でそのデータがボタン一つで印刷できる。

こんなありがたい事はありません。

WEB受注システムの3つの悪いところ

・顧客情報データ入力が、手間すぎる!!!!

・お客様が受注システムを使いこなすのに時間がかかる。

・トラブルが起こると最悪

顧客情報データ入力が、手間すぎる!!!!

導入当初は、顧客情報を入力するのがものすごく手間でした。

慣れないシステムで、どこがどうなるかもわからず、ただただ入力。

配送表を印刷して初めて、「こうなるんだ」って驚いたのを覚えています。

 

しかも、何千件というお客様のデータを簡単に入力できるわけもなく、5人が掛かりで徹夜して入力したのは、思い出というか、嫌な思い出・・・。

果てしない作業でした。

なので、もしシステムを取り入れるなら時間をきちんと考えて取った方がいい。

1日○○○件登録って決めてやった方が効率的。

お客様が受注システムを使いこなすのに時間がかかる

こちらが新しいシステムを使い始めると、お客様も新しいシステムを使わないといけなくなります。

簡素化したシステムなんですが、使うお客様の年齢層が50代の方が多かったのがまずかった。

おじさんたちは使いこなせないんですよね。

ログイン一つ出来なくてそれを説明するのに、電話であれこれ指示して・・・。

WEBシステムを導入するということは、お客様の理解も必要だということです。

トラブルが起こると最悪

WEBシステムのトラブルってどういうものがあると思いますか?

一度あったのが、サーバーダウンです。

会社の近くに雷が落ちて、システムサーバーが壊れてしまったんです。

そうなると、サーバーが動かないのでWEB受注システムは動きません。

お客様からの電話があっても、対応ができなくなります。

入力するところがないからです。

 

そうなると、一昔前の方法に戻るしかないです。

手作業で入力と、配送です。

それと、経理もシステムが直ってからまたデータ入力を行わないといけません。

 

もう、悪夢としか言いようがないです。

なので、トラブルが起こったときの対処法は考えた方がいい。

WEB受注システムの問題点

一番の問題点は、やはり、システムダウンした時でしょう。

すぐにシステムが復旧すれば大丈夫ですが、私のように2日間もサーバーダウンしていたらお客様にもご迷惑をおかけすることになります。(もちろん、意地で配送しました)

その間にも、お客様はお弁当が欲しいんです。

臨時休業なんて信用問題になってしまいます。

 

その為にも、システムダウンしたときの対処法を考えとかないといけません。

私の場合は、前の日の配送表を受注表にして乗り切りましたが、とっさの判断でした。

いきなり、動かないってなると本当に焦ります。

そうならないためにも、最初から対処法を決めとかれる方がいいでしょう。

 

それと、問題点はもう一つ。

値段です。

WEBシステムを導入するとなると、それなりのお金が必要になります。

買うとなると何千万円・・・。

とても、普通の弁当屋では買えない。

ですので、買えないけど、借りるという方法は残されています。

そう。レンタルです。

レンタルできれば、ひと月にかかる費用も抑えられます。

一からシステムを買うよりも、よっぽどお金はかかりません。

それでも使えるWEB受注システム

問題点はいっぱいあるけど、やっぱりメリットの方が多いと思う。

特に人件費は削減できます。

受注をするのに今までは、人を何人も電話の前に並べて、お客様からの電話対応を行っていました。

その人件費が一気に減ります。

理由は上記にも書きましたが、お客様が自分で入力を行うからです。

例えば、10人で受注を行っていたのが、2人になったとしましょう。

10人×2時間×20日×時給/900円=360,000円

2人×2時間×20日✖時給/900円=72,000円

かなり違いますよね。

これぐらいの規模で受付の人件費は削減できると考えていいので、そう思うと現実的になってきます。

上の計算でも、ひと月30万円ぐらいの人件費削減ができますよね。

年間、360万円。

10年で3600万円。

10年で考えるとシステムも買えそうな気がしてきます。

人件費を削減してシステムを買うのも効果的な方法かもしれませんね。

WEB受注は今後増えるのか?

現実問題、今は食数が多いところしか、WEB受注システムを導入していないでしょう。

理由は、莫大なお金がかかるからです。

食数が多いということは、売上も多いし、管理するお客様の数も多い。

システムがないと困るのは目に見えている。

人だけの処理では追いつきませんからね。

しかし、先ほども言いましたが、買うとなると何千万円というお金が必要になります。

なので、当分の間は大手が持つ巨大な武器ということになります。

 

しかし、絶対にシステムは普及すると私は思っています。

理由はたくさんあるけど、1個理由をあげるなら、

システム屋も売りたいばっかりだからです。

大手で作ったシステムを零細企業でも使えるように構築していくでしょう。

弁当屋も欲しいところなので、需要と供給が合えばシステムはどんどん普及するでしょう。

 

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この記事を書いた人
なお

弁当屋の具体的なノウハウを教えます。
弁当屋歴15年で蓄積された経験をもとに、有意義な情報をお届けします。
記事では、「弁当屋開業のために必要なノウハウ」や「弁当屋に必要な衛生管理方法」、「大量調理について」などをこのサイトでは書いています。
東海地方出身の40代前半|調理師歴8年|弁当配達ドライバー歴7年|3児の父
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