弁当屋のシステム開発！流れとタイミングでガッチリ儲ける体制を作る！

会社が伸びている時に現状のシステムに限界を感じませんか？

ある一定の売上まで行くと、現状のシステムでは限界がきます。それは、すべての従業員が感じるところ。「もう限界」ってなる前に、新システムを取り入れるべきだと私は思います。

今回の記事では、弁当屋のシステム開発の流れとタイミングについて書いていきます。

実は私もシステムの限界で悩んだことがあるので実体験の記事です。是非、参考にしてください。

弁当屋のシステム開発のポイント！

弁当屋のシステム開発には、会計、弁当受注管理、請求書管理、材料仕入管理、支払い、この5点を考えるべきだと私は考えます。

他にも、メニュー管理とかあるけど、それは市販で売ってるのでいいかも。

ほとんどの人は、たぶん会計システムは持っていると思います。弥生会計、マネーフォワードなど会計ソフトはたくさん既存品があるので使いやすいものを使えばいいと私は思います。会計ソフトはたぶん問題ないです。

ただ、弁当屋が1000食、2000食と増えていく経過の中で、やはりどこかで会社全体にマッチするシステム開発をするべきです。

そして、受注と売掛残高一覧表を繋げて、請求書につなげていくとかなり効率化しますよね。そして、受注したら配送に個数を知らせるとこれまた効率化しますよね。

弁当屋というのは、日々の積み上げが売上となる仕事です。

毎日食べてもらって月に1万円ぐらい使ってもらう商売です。ですので、営業をすればするほど、人気が出れば出るほど、仕事量は増えていくわけで。

で、どんどん大きくなっていくわけです。大きな弁当屋を見ると、5万食、8万食など、途方もない数を集めている企業が多くいる事が分かります。

ハッキリ言って人の手だけで出来ない規模です。でも、5万食とかやっていてもシステムを上手に使いこなしている企業は少ない気がする。

それは、弁当屋自体がＩＴに乗り遅れているからっていう根本のところがあるからです。特に弁当屋の経営者はパソコンすら打つことができない。

ですので、他の産業からの弁当屋が出てきたときに、たぶん、ＩＴに潰される弁当屋はたくさん出てくると感じています。

システムを導入したタイミング！私の体験談！

あれ、弁当配達が間に合わない・・。

私が気が付いてシグナルは、弁当配達の遅配から始まりました。いつもと従業員も変らず出社しているし、変わらず仕事をしているのに配達の仕事が追い付かない。弁当配達の見直しをしても改善しても、今度は弁当受注が追い付かなくなって。弁当受注を改善すると、今度は製造が・・・。

改善改善で頑張ってやってるけど、グルグル問題が社内で回るだけで、一向に改善されない。

でも、改善できてしまうから売上は伸び続けるんです。しかし、ある時、ピタって売り上げの伸びが止まるんです。むしろ、下降。

改善に力を入れすぎて、今度は営業にまで影響を与え始めてきたんです。これは何か手を打たないとってことでシステム導入を検討。電話受注、配送表、請求書、売掛、買掛までつながっているシステムを導入しました。

売上が止まったとき、システム導入を考える時期が来たよって言うサインです。見逃さないように、毎日の売上に敏感になった方がいいです。売上下降に入ってしまうと、負のスパイラルにハマるので、気を付けた方がいいです。

システム開発の流れとポイント

弁当屋のシステム開発の流れとポイントを書いていきます。システム開発の流れは「どのように導入していくのか」を書いていきます。システム開発のポイントは言葉の通り「システム開発をするときのポイント」を書いていきます。

弁当屋システムの導入の流れ

まず、現状把握が大事で、私の弁当屋の場合で恐縮なんですが、受注から請求書までの流れで悩んでいました。

受注が満杯になってきたときに、現状の行っていた方法に限界を感じました。電話かかってきて、ペンと紙でお客様の名前と数を書き、配送員も紙とペンを持って個数を書くわけです。しかも、経理は配達員が配った数と注文を受けた数の照合をしながら請求書を作っていくわけです。

もう、どこで間違ってもおかしくない状況でした。

その時に、弁当屋向けのシステム開発をしている会社と出会い、実験を兼ねて一緒にシステムを構築する流れでラッキーはラッキーでしたが当初バグは多かったのでそこは苦労をしました。

開発していたのは、弁当受注と売掛金の掌握、請求書までの流れです。これだけでも、かなりのシステムでした。

システム導入の流れとしては、以下の通り↓

こんな流れです。特に苦労したのが、お客様のデータを入力するところで。ものすごい労力を使いました。それこし、他の業務は出来なかった覚えがあります。1ヶ月で出来たのも従業員が3人ぐらいで入力作業を行ったからです。1個間違えると、結構無駄が多くなるので、間違いをしないように入力することも心がけました。

システム開発をするときのポイント

システム開発するときのポイントは、2つあります。

既製品のシステムを知る。

既製品とは、弁当屋のシステムは実はたくさん売られています。どの会社にも当てはめられるように、いろんな機能が付いています。いろんな機能が付いているから、それでいいじゃんって思うかもしれませんが、ここが落とし穴。

いろんな機能って全部使うと思いますか？

まず使わないと私は思います。他の会社がいいなぁって思う機能でも、自社ではこれはやってないもんなぁっていうものは絶対にあります。

使わない機能にもお金を投下するわけです。ですので、無駄だと思います。

自社に必要な分だけのシステム開発の費用を確認するために、システム開発の業者探しは【簡単・無料・厳選優良業者】のEMEAO!などで見積もりをとって、比べてからシステム開発をしても遅くはないと私は思います。

それに、システム開発するにも既製品を知ることによって「こんな機能もあるんだぁ」って勉強したことを取り入れる事も出来るわけです。ですので、既製品を知ることは大事です。もちろん、値段も。

システム開発会社に今の状態を正確に伝える

システムを作るのなら、正確に御社の事を伝える事が大事です。私が欲しかったシステムは、受注システムから請求書につながるシステムでした。

システム会社に伝えたことは以下のことです。

こんなところです。

受注から請求書までの流れでこれだけのシステムになるわけで、システム会社としてみれば膨大な量となります。これらを間違いなく正確に伝える事が大事です。

もちろん、ＷＥＢ受注をしたかったので、ホームページも自分たちで再構築してＳＥＯも考えながら作り上げました。

正確に伝えないと、後から違う！って言うことになりかねないので、正確に伝えましょう。書面があるなら配送表とか請求書とか売掛表のコピーとか全部渡すべきでしょう。

システム開発でガッチリ儲ける体制を作る

システム開発は、費用は絶対にかかります。ですので、費用に見合ったリターンが絶対に必要です。要するに、ガッチリと儲ける体制を作れてるかが大事なんです。支払っている経費が今より下がるぐらいじゃないといけません。

システムを開発してもらう前は、電話受注を4人がかりで行っていました。受注後は、請求書を作るシステムに入力する人がまた、1人いました。

しかし、受注システムの部分を変えただけでも相当人件費を削減できています。

受注が4人から2人に。請求書システムに入力する作業の人は1人から0人に。

ということは、

2人×1000円×2時間×25＝100,000円

1人×1000円×３時間×25日＝75,000円

少なくても、月に175,000円の削減になっているわけです。年間2,100,000円の削減です。

配送の方はもっと効率化しています。より効率的になり、１台当たりの配達数量が増えて車の台数も人も減らすことが可能となりました。

しかも、使っていない車が出てくるので、思い切って営業活動ができるのでまた数が増えます。

売上は上がって、経費は下がる。

最高の循環を手に入れてガッチリ儲ける体制を作れるというわけです。

自社に合ったシステムを取りれて儲けましょう

今回の記事では、私の体験をもとに書いてしまったので、受注から請求書までの断片的なシステムになってしまいました。もっと、製造にシフトしたシステムを持ち込んでもいいだろうし、仕入に繋げて買掛金と連携させ、売上と支払いを集計して瞬時に儲けが分かるシステムも面白いかもしれない。

経営者がどの数字を見たいのかが、システムの大事な部分となってくるので、そこも考えてシステム構築を行えると、取り入れたときに儲けが出る仕組みになっていくわけです。

現状のシステムでは回らなくなってきたなぁって思ったら、限界のサインです。システム導入を考え効率的な仕事を行いガッチリ儲けていきましょう！

ちなみに、先ほど話したシステム開発の業者探しは【簡単・無料・厳選優良業者】のEMEAO!では、サイト構築、ウェブ制作、webマーケコンサルなどマッチする優良業者を無料で紹介してくれます。とりあえず、見積もりを何社か作りたい人は相談するのもいいかもね。